L’organizzazione di un convegno o di un incontro, quale che sia il tema, non è assolutamente semplice. È necessario infatti tenere sotto controllo tutta una serie di parametri, legarli al tempo che si ha a disposizione e far sì che tutto s’incastri alla perfezione.

Ovviamente il primo passo da fare è la scelta della location: un Hotel Congressi e meeting Lago di Garda sarebbe un’idea perfetta, soprattutto se avete ospiti internazionali. La bellezza del luogo è indiscussa, e inoltre si trova a circa un’ora dall’aeroporto di Verona.

Fissate un budget: organizzare un congresso, se gli ospiti sono tanti e si fermano per diversi giorni, potrebbe essere molto costoso. Stendete un budget particolareggiato, e siate pronti, se necessario, a ridimensionare le vostre scelte. In fondo la riuscita del congresso non dipende solo dai fuochi d’artificio da fare dopo cena.

Scegliete la data con largo anticipo, dopo aver consultato informalmente i relatori e gli ospiti di riguardo. Infatti c’è un’immensa differenza tra dare alle persone 3 settimane di anticipo per organizzare la propria presenza o dare loro tre mesi. Se volete presenze di qualità da ospitare per il vostro evento in un Hotel Congressi e meeting Lago di Garda, sappiate che esse in genere sono molto impegnate.

Preparate un piano di comunicazione, iniziando a pubblicare comunicati stampa ad intervalli regolari, e invitando chi ritenete opportuno tra i giornalisti. A seconda del tema e dell’importanza saranno sufficienti i giornali locali, o magari verrà la stampa nazionale. Fate realizzare locandine ed inviti, sfruttando magari anche i social, se si tratta di un evento più aperto.

Fate una lista degli ospiti e fatevi confermare la presenza a pochi giorni dal congresso: occupatevi della sistemazione dei relatori e degli ospiti più importanti, per far sì che una volta arrivati nell’ Hotel Congressi e meeting Lago di Garda siano perfettamente a loro agio.

Scegliete i fiori e le piante, chiamate un tecnico che si occupi di audio e video e scegliete un moderatore in grado di guidare l’incontro con eleganza e stile fino alla fine.

Ecco, il congresso perfetto è pronto: in bocca al lupo!